Collaborazione tra grafici e copywriter, è possibile?

Impaginare cataloghi, brochure, ebook e altro materiale è possibile e relativamente semplice grazie al noto software di casa Adobe, Indesign. Non ha sicuramente bisogno di introduzioni e resta, ad oggi, il software più utilizzato da case editrici, agenzie di comunicazione e aziende che devono produrre contenuti di qualità, stampabili o sfogliabili online in modo più o meno interattivo.

Sarebbe infatti impensabile poter impaginare in layout curati e graficamente accattivanti, interi cataloghi o ebook con software come MSWord o Google doc (che, ad oggi, difettano di features significative su vari fronti).

Ad utilizzare Adobe Indesign sono quasi sempre grafici, che, però, si trovano a lavorare con grandi quantità di informazioni testuali elaborate da collaboratori esterni come i copywriter.
Sappiamo che i testi finali dell’impaginato spesso vengono sottoposti a revisione in itinere e, non di rado, vengono fatte modifiche consistenti a ridosso della stampa finale.

Questo significa che i grafici devono lavorare a stretto giro con i copy e tenersi aggiornati con continuità sul testo da inserire nel layout progettato. Mail, documenti Google o Microsoft condivisi, messaggi, bacheche in Asana… fanno parte ormai dell’arsenale di richiami che grafici e copy usano per tenersi allineati e fare in modo che il testo redatto finisca dentro il layout creato in inDesign. Ma esiste una soluzione migliore per far collaborare copy e grafici? Una soluzione di condivisione che non preveda giri di mail e messaggi o notifiche continue? Sì. La risposta si chiama Adobe InCopy.

Che cos’è Adobe InCopy

Adobe inCopy è un software estremamente intuitivo nell’utilizzo che somiglia ad un classico editor di testi come MS Word o Google Doc e che permette ai copy, o in generale a chi redige e revisiona testi, di collaborare direttamente su un impaginato realizzato in Adobe Indesign. I copy che collaborano con grafici (o studi di comunicazione e agenzie in generale) possono trarre vantaggio da questo software poiché non hanno bisogno di competenze particolarmente avanzate per poterlo utilizzare. Grazie a InCopy infatti potranno inserire o revisionare direttamente nel layout dell’impaginato progettato dai grafici il loro testo.
Sia i grafici che i copy possono lavorare contemporaneamente sullo stesso progetto senza dover necessariamente comunicare fra loro.

Come funziona Adobe InCopy?

Per lavorare al meglio tra grafici e copy senza interruzioni e in simultanea sugli stessi elaborati è bene utilizzare la coppia di software InDesign e inCopy. Chi si occupa di grafica dovrà progettare e salvare il file in inDesign, mentre, chi si occupa di redigere e revisionare i testi InCopy. Esistono alcune variazioni di flusso di lavoro ma il metodo è sommariamente il seguente.

Per i copy

I copywriter, o in generale i redattori e revisori di testo, dovranno semplicemente installare sul loro computer Adobe InCopy e ricevere il file progettato in inDesign dai grafici. Il file, debitamente preparato (più dettagli avanti) può essere visto in due modalità: Brano (solo i testi visibili in maniera semplificata) o Layout (i testi vengono inseriti direttamente nelle gabbie predisposte dal grafico, con tanto di immagini e altri dettagli visibili ma non modificabili dal copy). Grazie alla modalità Layout i copywriter possono vedere subito se il testo che stanno inserendo è troppo lungo o troppo corto rispetto a quanto previsto in termini grafici.

Per i grafici

Chi elabora l’impaginato in inDesign deve utilizzare il pannello Editoriale per poter procedere alle cosiddette “assegnazioni”. In pratica, chi si occupa del layout stabilisce a priori (ma può anche cambiare idea) quali gabbie di testo siano da assegnare ai copy. Nel pannello assegnazioni è facile scegliere uno o più gabbie di testo (brani) da assegnare a copy esterni. L’incaricato/a del layout in inDesign dovrà assicurarsi semplicemente di salvare il file e, automaticamente, in fase di assegnazione, sarà il software stesso a generare dei file in formato icma destinati ai copy.

Conclusioni

Se siete un team all’interno di una agenzia e volete collaborare facilmente e senza interruzioni su progetti grafici e impaginati senza frizioni vi consigliamo di usare la coppia di programmi Adobe InDesign e Adobe InCopy. Non sarà infatti necessario mandare email o condividere file di Google Doc per tenersi aggiornati sui testi da inserire o modificare, basterà che i grafici assegnino dei brani (delle gabbie di testo) tramite il pannello editoriale a dei copy, e i copy potranno scrivere/modificare i testi aprendo il software inCopy.
Mettere a sistema un flusso di lavoro fra questi due software richiede però inizialmente l’abilità da parte del grafico di gestire le assegnazione dei brani e alcuni accorgimenti di natura logistica che potranno essere esplorati grazie ai nostri corsi e alle nostre attività consulenziali.
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