Metodologie di Project Management: come scegliere quella giusta

Ha ancora senso contrapporre metodi Tradizionale e Agile? E se scegliessimo un mix di entrambi, l’approccio ibrido?

Nel mondo del Project Management, le metodologie Tradizionale e Agile rappresentano due approcci di gestione dei progetti: quella tradizionale si basa su un processo sequenziale e strutturato; quella Agile su flessibilità, adattamento e un processo iterativo. In questo articolo analizziamo le principali differenze e similitudini tra i due metodi per comprendere come la dicotomia Agile vs. Tradizionale al giorno d’oggi non abbia più senso, in quanto la scelta migliore si basa sul trovare il giusto equilibrio tra le due, a seconda del progetto.

Verso la fine del secolo scorso i principali esponenti delle aziende americane che sviluppavano software si resero conto che il metodo tradizionale di gestire progetti era divenuto troppo rigido e mal si prestava alle nuove esigenze: da qui nacque la necessità di renderlo più efficace e al passo con i tempi.

Si cominciarono a sperimentare approcci differenti all’organizzazione del lavoro interno e alla gestione del team di progetto. Non si partì da zero, ma ci si ispirò a quanto messo in pratica dall’Ing. Taiichi Ohno, padre del sistema di produzione attuato nell’azienda automobilistica Toyota, il Toyota Production System (TPS) anche detto Lean Production (produzione snella): basato su logiche gestionali come il Just in time e sul principio di fare di più con meno, evita gli sprechi e massimizza la produzione seppur con risorse limitate.

Alcuni dei principi cardine del Toyota Production System (TPS), quali il miglioramento dell’efficienza, la risposta rapida ai cambiamenti e l’ottimizzazione di valore per il cliente, uniti a sperimentazioni realizzate nell’ambiente accademico (per es. MIT di Boston) e non solo, contribuirono all’applicazione degli stessi anche in ambito software e alla messa a punto, nel corso del tempo, della metodologia Agile.

Dai primi anni 2000 in poi l’approccio Agile è stato introdotto anche in realtà manifatturiere, sia all’estero che in Italia, portando diversi benefici alle organizzazioni e a coloro che vi lavorano, ma anche qualche criticità.
Soffermiamoci, innanzitutto, sui singoli approcci:

1) Metodologia Agile

Che cosa significa essere Agile?

È una domanda che riecheggia spesso, soprattutto da parte di PMI interessate a testare nuovi modi di lavorare e di far interagire le proprie risorse per competere su mercati sempre più turbolenti.

L’Agile Project Management è un’evoluzione del Traditional Project Management ed è particolarmente indicato in progetti i cui requisiti possono mutare rapidamente (su richiesta del committente o per esigenze di mercato) o non essere chiari fin dall’inizio (come nel caso di progetti di ricerca e sviluppo – R&D, creazione prototipi, innovazione di prodotti/servizi) o in ambito software, dove i cambiamenti sono continui ed è importante sapersi adattare.

Presuppone un approccio iterativo e incrementale, che si concentra su flessibilità, collaborazione continua e soddisfazione del cliente. È particolarmente utile in ambienti dinamici e in progetti complessi ed ha trovato applicazione in settori quali software, digital, manifatturiero, marketing e dei servizi in generale.

Valori Fondamentali del metodo Agile

La metodologia Agile si basa su quattro valori, riportati all’interno dell’Agile Manifesto¹ redatto nel 2001, e su dodici principi riferiti allo sviluppo del software (ma che ora trovano applicazione anche in altri ambiti); facendo una sintesi di entrambi, potremmo dire che le priorità sono:

• Soddisfare il cliente.
• Lavorare in modo iterativo attraverso sprint, per realizzare prodotti e/o erogare servizi.
• Rilasciare frequentemente versioni funzionanti di prodotto (ove possibile) per raccogliere feedback e, eventualmente, intervenire con aggiustamenti.
• Favorire la collaborazione tra l’area business e quella tecnica al fine di garantire una comunicazione costante.
• Sapersi adattare ai cambiamenti del progetto e/o del mercato.
• Creare ambienti di lavoro motivanti in cui i team possano lavorare in modo autonomo e creativo.

Vantaggi dell’Agile Project Management

• Soddisfazione del cliente: essendo coinvolto in ogni fase del progetto, sarà più facile che il risultato finale vada incontro alle sue esigenze.
• Flessibilità e adattabilità: un cambio dei requisiti è più semplice da gestire, consente al team di adattarsi alle nuove priorità.
• Collaborazione: confronti continui tra tecnici, business e clienti consentono di conseguire risultati migliori.
• Rilasci frequenti: il prodotto viene sviluppato in modo incrementale, al fine di poter rilasciare spesso versioni funzionanti.
• Miglioramento continuo: attraverso momenti di confronto come le retrospettive, il team è portato a migliorarsi continuamente sia dal punto di vista tecnico, che da quello relazionale.

2) Metodologia Tradizionale

La metodologia tradizionale presuppone che la maggior parte dei requisiti siano chiari e statici. Le fasi di lavoro del progetto sono facilmente pianificabili e sequenziali; inoltre, le modifiche durante l’esecuzione sono limitate, come nel caso della realizzazione di prodotti standard, attraverso i quali l’azienda si identifica da sempre sul mercato (qualsiasi prodotto o servizio che venga venduto o erogato con le stesse caratteristiche), o progetti di costruzione di ponti, gallerie etc…, che prevedono uno scopo di progetto ben delineato e preciso sin dall’inizio.

Caratteristiche dell’approccio Tradizionale

La metodologia tradizionale si basa su una struttura rigida, dove ogni fase del progetto deve essere completata prima di passare alla successiva.
Il project manager per gestire e monitorare il progetto si servirà dei classici processi di project management, ovvero:

• Avvio o definizione di progetto
• Pianificazione
• Esecuzione e controllo
• Chiusura

Vantaggi della Metodologia tradizionale

• Nei progetti il cui ambito è ben definito, come nella costruzione di un edificio, risulta più semplice pianificare le attività da svolgere.
• Identificare le milestones facilita il monitoraggio di progetto.

Differenze tra i due approcci Agile e Tradizionale

Quindi, quali sono le vere differenze? Eccone alcune:

• Pianificazione:
  • Nel Tradizionale si pianifica tutto, si rilascia esclusivamente alla fine e si testa.
  • In Agile si pianifica il minimo indispensabile all’inizio del progetto, si è più analitici alla partenza di ogni sprint, si costruisce poco per volta, si verifica costantemente e ci si adatta alla situazione del momento.
• Leadership:
  • Nel Tradizionale è di tipo “comando – controllo”.
  • In Agile è una servant leadership, ovvero al servizio del team, per facilitare il lavoro e il conseguimento degli obiettivi stabiliti.
• Gestione delle modifiche:
  • Nel Tradizionale comporta una gestione ad hoc durante la fase esecutiva e diversi rischi.
  • In Agile è supportata e auspicata dai vari stakeholder del progetto, dal momento che l’iter progettuale è più flessibile.
• Team:
  • Nel Tradizionale le risorse del team tendono ad affidarsi al team leader o al project manager (a seconda del tipo di progetto) per le scelte tecniche, “limitandosi” per lo più ad eseguire quanto stabilito.
  • In Agile le persone fanno la differenza: si punta su risorse che siano in grado di lavorare in team e di collaborare attivamente, che conoscano la metodologia Agile, che accettino di assumersi la responsabilità delle scelte tecniche e creative del progetto.

Limiti dei due approcci: mettere insieme tradizionale e Agile per trovare una via di mezzo ibrida

Nei progetti odierni, caratterizzati da un alto tasso di complessità e innovazione, diventa fondamentale conoscere molto bene le due metodologie, sia da parte di chi gestirà il progetto, sia da parte di coloro che vi lavoreranno, perché è necessario trovare il giusto mix di entrambi i metodi: fondere la struttura Tradizionale con la flessibilità Agile. Per farlo è necessario valutare alcuni aspetti: la complessità, l’ambito, le risorse, il tasso di evoluzione del progetto.

Non ha più senso parlare dell’uno o dell’altro metodo, come è avvenuto per anni, mettendoli addirittura in contrapposizione, e tacciando il Tradizionale per obsoleto e l’Agile come il risolutore di tutti i mali delle organizzazioni moderne. La realtà dei fatti ha invece dimostrato come in certi progetti sia di vitale importanza utilizzare entrambi gli approcci per conseguire gli obiettivi, consentendo al team di lavorare nel modo migliore e agli altri stakeholder di confrontarsi in modo chiaro.

Le organizzazioni, pertanto, dovrebbero puntare a formare le proprie risorse sulla metodologia ibrida, ovvero conoscere il project management Tradizionale ma anche il metodo Agile, oltre a rischi e benefici che entrambi comportano, al fine di capire quando applicare l’uno o l’altro approccio (o entrambi!), a seconda dei casi e dei progetti, per rispondere al meglio alle richieste del mercato.

Se occorre a te e al tuo team una formazione personalizzata sul Project Management, scopri tutti i nostri corsi o contattaci per un pre-assessment o un preventivo!

¹ Manifesto for Agile Software Development