Project Management facile con Microsoft Project

Project management e imprese

Immagina un’azienda edile che deve consegnare nuove unità immobiliari ed è alle prese con: clienti, fornitori, scadenze, manovalanza, budget e imprevisti. Immagina ora un negozio di abbigliamento che ha deciso di lanciarsi nell’ecommerce e ha bisogno di coordinare le attività di web designer, social media manager e altri consulenti per la digitalizzazione delle attività di magazzino.

Due tipologie di aziende molto diverse fra loro accomunate però dall’esigenza di organizzare e monitorare tutte le fasi del lavoro in maniera chiara e puntuale: ovvero fare project management.

Che la tua impresa sia piccola o grande poco importa; saper gestire i progetti che l’organizzazione si è data è indispensabile per il successo dell’attività imprenditoriale. Nel mercato digitale esistono diversi strumenti che possono aiutare te o la tua impresa a fare dell’ottimo Project Management; come il software di casa Microsoft, Project. In questo articolo chiariamo alcuni termini e concetti relativi al project management e il perché scegliere Microsoft Project come software.

Chi si occupa di project management?

Le figure specializzate che si occupano di project management sono i project managers; in base alla loro formazione e alla natura del progetto stabiliscono quale metodologia usare per il lavoro da svolgere. Un project manager deve occuparsi di molte attività, come: la pianificazione, l’esecuzione, il monitoraggio di tutte le fasi del progetto di cui è incaricato e infine la chiusura dello stesso. Un project manager deve avere solide capacità analitiche e comunicative dovendo interfacciarsi con diverse figure durante il suo lavoro e contabilizzare tempi e costi.

Come si fa project management? Le metodologie del project manager a disposizione.

Tra le metodologie più popolari per fare project management ci sono la waterfall (a cascata), la agile e la ibrida (waterfall/agile). La scelta di una metodologia rispetto ad un’altra dipende dalla natura del progetto e dalla formazione del project manager.  La metodologia waterfall. per esempio, divide il lavoro in fasi  ordinate in sequenza lineare; quando un’attività termina si passa alla successiva. Così per un’azienda edile l’acquisto del materiale è una fase che precede la realizzazione di un muro; non è possibile passare alla fase di costruzione senza che prima siano arrivati i materiali infatti.

La metodologia agile invece è fatta di sprint che hanno una durata definita, e più attività che possono essere svolte contemporaneamente. Per tornare all’esempio del lancio di uno store online: è possibile che il team di sviluppatori web lavori indipendentemente e simultaneamente al social media managers che sta realizzando un piano editoriale per il lancio dell’e-commerce. Ecco perché in questo caso è preferibile usare una metodologia Agile. 

Esiste  poi una metodologia ibrida waterfall/agile che unisce le pratiche del sequenziamento più lineare (e quindi più prevedibile e semplice in termini di tempistiche e budget) con quelle dell’agile più dinamiche. Qualunque metodologia si scelga Microsoft Project ti aiuterà nella creazione e gestione del tuo progetto.

Microsoft Project, cos’è e come funziona?

Microsoft Project è un software per fare project management, ovvero, pianificare, organizzare, monitorare tutte le fasi di un progetto, di qualunque dimensione, dall’inizio alla fine. Grazie alla sua interfaccia grafica, che lo rende simile ad altri prodotti Office, come Excel, l’utente è in grado di lavorare in maniera piuttosto facile e intuitiva anche se è alle prime armi.

In Microsoft Project è possibile impostare per ciascun progetto un calendario, dove registrare, ad esempio, l’orario di lavoro dei dipendenti..ma anche le festività che potrebbero alterare i tempi di consegna di una determinata attività. Dopo aver impostato un calendario è possibile iniziare a progettare le diverse attività, stabilendo per ognuna la durata e le eventuali dipendenze, ovvero la relazione che esiste tra un’attività e un’altra. Se ad esempio un attività come l’apertura di un sito e-commerce dovesse allungarsi, la dipendente, ovvero il lancio sui social, slitterebbe automaticamente.

Microsoft Project ti consente inoltre facilmente di tenere sotto controllo l’avanzamento del progetto grazie alle diverse modalità di visualizzazione come: la sequenza temporale (o grafico di Gantt) , griglia e bacheca. Grazie a Microsoft Project potrai inoltre avvalerti delle funzioni di programmazione automatica; basta indicare la durata di ogni task e l’inizio del progetto per avere una pianificazione automatica che si aggiorna in base alle festività o agli eventuali imprevisti.

Conclusioni

 Sebbene non tutte le attività imprenditoriali possano permettersi un project manager dedicato questo non significa che le attività di project management debbano essere trascurate.

Che un project manager sia presente o meno esistono degli strumenti digitali che ti aiutano a gestire, monitorare e organizzare le fasi di un progetto come Microsoft Project.

Espero ti offre un corso dedicato a Microsoft Project per darti tutte gli strumenti necessari per gestire, pianificare, monitorare e concludere i tuoi progetti con successo.

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